办理专利申请应当提交必要的申请文件，并按规定缴纳费用。专利申请必须采用书面形式或者电子申请的形式办理。不能用口头说明或者提供样品或模型的方法，来代替书面申请文件。在专利审批程序中只有书面文件才具有法律效力。
各种手续文件都应当按规定签章，签章应当与请求书中填写的姓名或者名称完全一致。签章不得复印。涉及权利转移的手续，应当有全体申请人签章，其他手续可以由申请人的代表人签章办理，委托专利代理机构的，应当由专利代理机构签章办理。
办理手续要附具证明文件或者附件的，证明文件与附件应当使用原件或者副本，不得使用复印件。如原件只有一份的，可以使用复印件，但同时需要附有公证机关出具的复印件与原件一致的证明。
实用新型专利申请文件应按下列顺序排列：请求书、说明书摘要、摘要附图、权利要求书、说明书、说明书附图和其他文件。
申请文件的纸张质量应相当于复印机用纸的质量。纸面不得有无用的文字、记号、框、线等。各种文件一律采用A4尺寸(210毫米×297毫米)的纸张。
申请文件的纸张应当纵向使用，只使用一面。文字应当自左向右排列，纸张左边和上边应各留25毫米空白，右边和下边应当各留15毫米空白，以便于出版和审查时使用。申请文件各部分的第一页必须使用国家知识产权局统一制定的表格。这些表格可以在专利局受理大厅的咨询处索要，也可以向各地的专利局代办处索取或直接从国家知识产权局网站下载。
请文件各部分一律使用汉字。外国人名、地名和科技术语如没有统一中文译文，应当在中文后的括号内注明英文或原文。申请人提供的附件或证明是外文的，应当附有中文译文，申请文件包括请求书在内，都应当用宋体、仿宋体或楷体打字或印刷，字迹呈黑色，字高应当在3.5～4.5毫米之间，行距应当在2.5～3.5毫米之间。要求提交一式两份文件的，其中一份为原件，另一份应采用复印件，并保证两份文件内容一致。申请文件中有图的，应当用墨水和绘图工具绘制，或者用绘图软件绘制，线条应当均匀清晰，不得涂改。不得使用工程蓝图。
一件发明或者实用型新专利申请应当限于一项发明或者实用新型。属于一个总的发明构思的两项以上的发明或者实用新型，可以作为一件申请提出。
申请文件的填写和撰写有特定的要求，申请人可以自行填写或撰写，也可以委托专利代理机构代为办理。
专利局受理处或各专利局代办处收到专利申请后，对符合受理条件的申请，将确定申请日，给予申请号，发出受理通知书。对申请人面交专利局受理处或各专利局代办处的申请文件，当时进行申请是否符合受理条件的审查，符合受理条件的当场办理受理手续。
向专利局受理处寄交申请文件的，一般在一个月左右可以收到国家知识产权局专利局(以下简称专利局)的受理通知书，不符合受理条件的，将收到不受理通知书以及退还的申请文件复印件。超过一个月尚未收到专利局通知的，申请人应当及时向专利局受理处查询，以及时发现申请文件或通知书在邮寄中可能的丢失。
一. 申请阶段：
实用新型专利申请的申请文件有：实用新型专利请求书、实用新型专利的说明书、说明书附属图、实用新型专利权利要求书、摘要以及其摘要的附图。在实用新型专利申请时，申请人不许具备有说明书附图。若申请人是委托代理机构的，应当提交委托书。
二. 审查阶段：
国内的审查制度对实用新型专利申请所实行的是初步审查制度。该申请在初步审查过程中，专利审查员就会针对该实用新型专利申请的申请文件中的形式问题对申请人发出补正通知书且针对明显的实质性问题发出审查意见通知书，申请人收到该通知书之后作出答复。实用新型专利只进行初步审查，且并没有像发明专利申请一样还要进行实质审查。主要审查实用新型专利申请是否具备专利法当中的规定。
三. 授权阶段：
1、实用新型专利申请通过了初步审查之后，侦查员就会发出收专利权的通知书。申请人在收到授予专利权通知书之后，需要办理相关的登记手续并且缴纳相关费用。
2、申请人完成以上手续之后即可获得专利证书，这段时间需要两到三个月的时间。